Stappenplannen

De situaties die je in de praktijk tegenkomt, elk uitgewerkt in stappen. Ze verwijzen naar elkaar: als je halverwege merkt dat je met een ander geval te maken hebt, staat erbij waar je verder moet lezen.

• Een leerling heeft niet de juiste materialen
• Een leerling heeft helemaal geen pakket
• Er is een nieuwe leerling of instromer
• Een leerling heeft een beschadigd boek ontvangen
• Een leerling was niet goed ingeschreven in Magister, nu wel
• Er is een fout op de leermiddelenkeuze gemaakt
• Een artikel stond op de pakbon, maar zat niet in het pakket
• Een leerling heeft leermiddelen die hij niet meer nodig heeft

Wat als een leerling niet de juiste materialen heeft?

Stap 1: Benodigde lesmateriaal bekijken van de leerling

Wanneer een leerling niet de juiste materialen heeft kan dit meerdere oorzaken hebben. De eerste stap is verifiëren wat er precies op naam van de leerling staat en wat de status is van die regels.

Daartoe zoek je in Wimpel de betreffende leerling op via het kopje Leerlingen. Op het tabblad Service is een overzicht te zien van de leermiddelen die de leerling op basis van zijn/haar opleiding en vakinschrijvingen, gecombineerd met de leermiddelenkeuze, nodig heeft.

In de tabel met materialen zie je duidelijk in de Moet hebben kolom wat een leerling, op basis van de inschrijvingen uit Magister en de leermiddelenkeuze, zou moeten ontvangen. Dit is de basis voor de uitgiftes. In de Heeft kolom zie je wat hij/zij al in bezit heeft, de Gepland kolom geeft aan wat er al op een uitgifte voor deze leerling staat maar nog niet geleverd is. En als laatste de status kolom.

Uit deze weergave kun je dus halen wat er nog onderweg is. Maar er kan ook duidelijk staan wat een leerling in bezit heeft, maar wat hij/zij eigenlijk niet meer nodig heeft volgens zijn/haar inschrijvingen en de leermiddelenkeuze.

Als hier voor een bepaalde leerling een titel helemaal ontbreekt ga dan naar stap 2 om de inschrijvingen te controleren.

Staat het leermiddel er wel tussen bekijk dan in de diverse kolommen wat de status is. Indien een leermiddel nog niet in de Heeft kolom is maar wel in de Gepland kolom: kijk dan via de bestaande uitgiftes wat de status is van de voor deze leerling klaargezette uitgifte (stap 5).

Staat het leermiddel er wel tussen maar is de status Ontbreekt, zoals in onderstaande afbeelding? Ga dan naar stap 6.

Stap 2: Inschrijving controleren

Op leerling scherm is via het eerste tabblad Inschrijvingen direct te zien op welke opleiding en welke vakken de leerling is ingeschreven.

Klopt de opleiding, en kloppen de vakken, maar had de leerling niet het juiste materiaal? Ga dan naar stap 4 om de leermiddelenkeuze te controleren.

Stap 3: Magister aanpassen

Om alles in Wimpel goed binnen te krijgen dient met de Magister beheerder geschakeld te worden om de leerling op de juiste opleiding en vakken ingeschreven te krijgen.

Als dit in Magister is goed gezet kunnen de inschrijvingen weer gesynchroniseerd worden. Dit kan voor alle leerlingen, of voor de specifieke leerling. De synchronisatie wordt in de avond ingepland omdat we Magister niet onnodig mogen belasten.

Als hierna de opleiding en vakken goed staan herhaal dan stap 1 om er zeker van te zijn dat de leerling nu wel de juiste leermiddelen heeft toegewezen.

Stap 4: Leermiddelenkeuze controleren

Als de inschrijvingsdata klopt bij een leerling maar er ontbreekt nog wel iets op de service pagina dan is de volgende stap het controleren van de leermiddelenkeuze. Hiertoe ga je naar Leermiddelenkeuze en kies je daar het juiste vak (tip: check ook of je wel in het goede schooljaar kijkt).

In bovenstaand geval zagen we dat de leerling netjes was ingeschreven op een Havo opleiding en in leerjaar 4 zat. Ook was er een inschrijving op het vak Biologie aanwezig.

Toch had de leerling niet het juiste materiaal. Uiteindelijk blijkt uit dit scherm dat de school in kwestie geen leermiddel had opgenomen voor leerjaar 4. Daardoor was er geen match met de leermiddelenkeuze voor "Havo, jaar 4" en kreeg de leerling logischerwijs geen leermiddelen.

De oplossing: dit leerjaar en de juiste titel alsnog toevoegen aan de leermiddelenkeuze. Let hierbij ook op de goedkeuring van de nieuwe regel. Ga daarna weer naar stap 1 om te controleren of het service tab nu wel de juiste leermiddelen aangeeft.

Stap 5: Uitgifte status bekijken

Als een leerling een titel nog niet heeft maar uit de service tab blijkt dat deze wel Gepland is dan is het handig om even verder te kijken naar de status.

Op de leerlingpagina kun je daarvoor naar het tabblad Uitgiftes gaan. Hier zie je voor de specifieke leerling direct welke uitgiftes er in de tijd zijn geplaatst.

Op de detailpagina van een uitgifte kun je bovendien in meer detail kijken wat de status is.

Zo kun je op deze pagina zien of het pakket onderweg is naar de schoollocatie, nog in productie is, of dat het al op school is ontvangen, of zelfs al verzonden (uitgedeeld aan de leerling) is.

In de bestaande uitgiftes zal ergens het betreffende product te vinden zijn. Is dat niet zo dan is het zaak om nog een keer goed via het servicetabblad te kijken of het daar wel tussen staat (stap 1).

Stap 6: Uitgifte maken

Wanneer is vastgesteld dat een product netjes op het servicetabblad naar voren komt met de status Ontbreekt, zoals te zien op onderstaande afbeelding, moet er actie worden ondernomen.

De snelste route is de knop Uitgifte verwerken op het servicetabblad zelf. Wimpel zet daarmee in één keer alles wat op Ontbreekt staat op de uitgifte van de leerling, en maakt die uitgifte aan als er nog geen is. Ook hier zijn Magister en de leermiddelenkeuze leidend: er komt alleen op de uitgifte wat de leerling volgens zijn/haar inschrijvingen en de leermiddelenkeuze nodig heeft. Let erop dat je het juiste schooljaar hebt gekozen.

Dezelfde actie ruimt ook op: regels die op de uitgifte staan terwijl de leerling ze niet (meer) nodig heeft — status Te veel besteld — worden er weer afgehaald.

Handmatig kan het ook, en dat is nodig als er iets op de uitgifte moet dat niet volgens de lijst nodig is — bijvoorbeeld een vervangend exemplaar van een beschadigd boek.

Op het tabblad Uitgiftes kan direct voor de leerling een nieuwe uitgifte gemaakt worden:

In de popup kun je de gegevens laten staan zoals ze zijn. Dit is op basis van de schoolinstellingen vooraf ingevuld.

Wanneer je klikt op Ok wordt de uitgifte gemaakt. Let op: deze is in eerste instantie leeg. Daarna kunnen we de juiste leermiddelen gaan toevoegen.

In het scherm klik je op de + knop en vervolgens op Volgens lijst. Hiermee geef je aan dat je alleen leermiddelen wilt toevoegen die een leerling ook echt op basis van zijn/haar inschrijvingen nodig heeft en die op dat moment als Ontbreekt in zijn/haar overzicht staan.

Magister en de leermiddelenkeuze zijn dus leidend in deze actie. Indien je de melding krijgt "Geen nieuwe regels toe te voegen" dan is het zaak om terug te gaan naar stap 1. Er zijn in dat geval geen ontbrekende titels op basis van de inschrijvingen en leermiddelenkeuze.

Als er wel leermiddelen aan de uitgifte zijn toegevoegd kun je deze gaan goedkeuren en/of ter goedkeuring indienen.

Wat als een leerling helemaal geen pakket heeft?

Dit is geen apart geval, maar de breedste vorm van het eerste stappenplan: er ontbreekt niet één titel, er ontbreekt alles. De diagnose loopt dus precies hetzelfde. Begin bij stap 1 en kijk op het tabblad Service wat er op naam van de leerling staat — daar zie je meteen of Wimpel wél weet wat de leerling nodig heeft.

Waar je uitkomt, hangt af van wat je daar ziet:

• De Moet hebben kolom is leeg → de leerling is niet (goed) ingeschreven, ga naar stap 2
• Moet hebben is gevuld maar er is nooit iets voor deze combinatie van vak, niveau en leerjaar gekozen → stap 4
• Alles staat op Op weg → er is wel een uitgifte, die is alleen nog niet op school; check de status via stap 5
• Alles staat op Ontbreekt → er is nooit een uitgifte klaargezet, ga naar stap 6

Er is een nieuwe leerling of instromer

Een nieuwe leerling voeg je in Wimpel niet zelf toe: leerlingen en hun inschrijvingen komen uit Magister. Staat de instromer daar goed, dan komt hij met de synchronisatie mee en gaat het daarna zoals bij elke andere leerling.

Stap 1: De leerling in Wimpel krijgen

Kies op Leerlingen eerst een locatie — zonder locatie kun je niet synchroniseren — en klik dan op Leerlingen bijwerken. Dat haalt de leerlingen, hun inschrijvingen en klassen op voor het geselecteerde schooljaar. Zie je die knop niet, dan mist het recht student:sync.

Staat de leerling na de synchronisatie nog niet in Wimpel, dan staat hij in Magister nog niet (goed) ingeschreven. Dat moet daar eerst gebeuren — zie stap 3 van het eerste stappenplan.

Stap 2: Controleren wat de instromer nodig heeft

Open de leerling en ga naar het tabblad Service. Bij een instromer hoort daar alles op Ontbreekt te staan: Wimpel weet op basis van de inschrijvingen en de leermiddelenkeuze wat hij nodig heeft, maar er is nog niets geleverd of klaargezet.

Is de Moet hebben kolom leeg of klopt hij niet, dan zit het niet in de leerling maar in de inschrijving of de leermiddelenkeuze. Volg dan Een leerling heeft helemaal geen pakket.

Stap 3: Uitgifte klaarzetten

Klik op het servicetabblad op Uitgifte verwerken en keur de uitgifte daarna goed of dien hem ter goedkeuring in. De details en de handmatige route staan in stap 6 van het eerste stappenplan.

Stap 4: Meerdere instromers in één keer

Komen er meer leerlingen bij, dan hoef je ze niet één voor één af te lopen. Ga naar Inschrijvingen, kies het schooljaar en één locatie, en zet het filter Uitgifte op Geen uitgifte. Dan houd je precies de leerlingen over die dit schooljaar nog nergens een uitgifte hebben. Selecteren en klaarzetten gaat daarna zoals in stap 3 en stap 4 van het leermiddelenkeuze-stappenplan.

Dat Uitgifte-filter verschijnt alleen als je precies één locatie hebt gekozen.

Wat als een leerling een beschadigd boek heeft ontvangen?

Bij een beschadigd boek doen we twee dingen in Wimpel: het beschadigde exemplaar gaat via een retour van de leerling af, en daarna zetten we een vervangend exemplaar op een uitgifte. De volgorde is daarbij belangrijk: eerst terugnemen en verwerken, dan uitgeven.

Zolang het boek in Wimpel nog in de Heeft kolom van de leerling staat ziet Wimpel namelijk niets ontbreken en valt er ook niets uit te geven. Ging het niet om schade maar om een artikel dat op de pakbon stond en niet in het pakket zat, dan loopt dat anders: zie Een artikel stond op de pakbon, maar zat niet in het pakket.

Stap 1: Kijken wat er op naam van de leerling staat

Zoek de leerling op via het kopje Leerlingen en open het tabblad Service. Het beschadigde leermiddel staat daar in de Heeft kolom met de status Geleverd, de leerling heeft het immers gekregen.

Noteer om welke titel het gaat en of het een fysiek leermiddel of een combi is; dat heb je in stap 3 nodig. Staat de titel er helemaal niet tussen, dan is er iets anders aan de hand: volg dan eerst Een leerling heeft niet de juiste materialen.

Stap 2: Retour aanmaken voor de leerling

Ga op de leerlingpagina naar het tabblad Retouren en klik op Nieuwe retour. Staat de leerling op meer dan één locatie, kies dan de locatie waar het boek wordt ingeleverd en klik op Ok. Wimpel opent de retour. Een nieuwe retour is leeg; de regels voeg je in de volgende stap toe. Staat er voor deze leerling op die locatie al een open retour, dan opent Wimpel die en voeg je de regels daaraan toe.

Stap 3: Het beschadigde exemplaar op de retour zetten

Klik op de retour op de knop Retour uit levering. Wimpel toont dan de leveringen die op naam van deze leerling staan en die nog niet retour zijn gekomen. Vink de regel van het beschadigde leermiddel aan, controleer het aantal en klik op Retourneren.

Een onderdeel van een combi krijgt de badge combi, een digitaal deel de badge digitaal; een los boek heeft geen badge. Een digitale licentie die al geactiveerd is kan niet retour en is in de lijst grijs gemaakt.

Stap 4: Het boek terugnemen en als beschadigd markeren

Het fysiek terugnemen gebeurt in de school-app: kies Inkomend, dan het tabblad Retouren, open de retour van deze leerling en scan of selecteer de in te leveren titels 1 voor 1.

Klik bij de regel vóórdat je verwerkt op Probleem melden en kies als reden beschadigd. Klik op In orde alleen voor een boek zonder schade: zonder die melding komt het beschadigde boek gewoon weer als bruikbare voorraad terug en kan het opnieuw aan een leerling uitgegeven worden.

Optioneel: maak in hetzelfde paneel ook een of meer foto's van de schade, en schrijf er eventueel een toelichting bij. Dat hoort erbij: de foto's blijven aan de retourregel hangen en daarmee is voor iedereen die er later naar kijkt duidelijk waaróm het exemplaar is afgekeurd. Klik op Probleem opslaan.

Klik daarna op Verwerk … regels.

Stap 5: Vervangend exemplaar uitgeven

Zodra de retour verwerkt is valt het leermiddel uit de Heeft kolom en komt het op het servicetabblad op Ontbreekt te staan. Volg nu stap 6 van het eerste stappenplan.

Wat als een leerling niet goed was ingeschreven in Magister (nu wel) en daarom nu leermiddelen nodig heeft?

Dit is een verkorte versie van het eerste stappenplan. De bron is al goed gezet, het gaat er nu alleen nog om dat Wimpel die correctie overneemt en de leermiddelen alsnog klaarzet.

Stap 1: Inschrijvingen opnieuw laten synchroniseren

Wimpel haalt de opleiding en de vakinschrijvingen uit Magister. Een wijziging in Magister is dus pas in Wimpel te zien ná een synchronisatie. Die staat 's avonds ingepland omdat we Magister niet onnodig mogen belasten, maar je kunt hem ook voor deze ene leerling starten.

Controleer daarna op het tabblad Inschrijvingen van de leerling of de opleiding en de vakken nu kloppen. Let erop dat je in het juiste schooljaar kijkt.

Stap 2: Kijken wat de leerling nu nodig heeft

Ga naar het tabblad Service. Door de nieuwe inschrijving hoort er nu meer in de Moet hebben kolom te staan, met de status Ontbreekt voor alles wat de leerling nog niet in bezit heeft en wat ook nog niet op een uitgifte staat.

Verandert er niets in de Moet hebben kolom, dan ligt het niet aan de inschrijving maar aan de leermiddelenkeuze: voor die combinatie van vak, niveau en leerjaar is dan geen leermiddel opgenomen. Ga in dat geval naar stap 4 van het eerste stappenplan.

Stap 3: De ontbrekende leermiddelen op een uitgifte zetten

Klik op het servicetabblad op Uitgifte verwerken. Wimpel vult de concept-uitgifte van de leerling aan met alles wat volgens de inschrijvingen en de leermiddelenkeuze ontbreekt, maakt een uitgifte aan als die er nog niet is, en haalt in dezelfde actie regels van de uitgifte af die de leerling niet meer nodig heeft.

Het handmatige alternatief staat in stap 6 van het eerste stappenplan: zelf een uitgifte maken en daarop Volgens lijst gebruiken. Het resultaat is hetzelfde, Uitgifte verwerken doet het in één klik. Zorg er in beide gevallen voor dat het juiste schooljaar is gekozen.

Stap 4: Uitgifte goedkeuren

Als er leermiddelen aan de uitgifte zijn toegevoegd kun je deze goedkeuren en/of ter goedkeuring indienen. Controleer daarna nog een keer het servicetabblad: de nieuwe titels horen dan op Op weg te staan.

We hebben een fout op de leermiddelenkeuze gemaakt. Hoe zorgen we ervoor dat de leerlingen de juiste leermiddelen alsnog krijgen?

Een fout op de leermiddelenkeuze raakt niet één leerling maar iedereen die op die combinatie van vak, niveau en leerjaar is ingeschreven. Herstel daarom eerst de keuze zelf en werk daarna de leerlingen in bulk bij. Er zijn twee soorten gevolgen en ze kunnen samen voorkomen: er ontbreekt iets (dat moet er alsnog naartoe), of er is iets geleverd dat niet nodig was (dat moet terug).

Stap 1: De leermiddelenkeuze herstellen

Ga naar Leermiddelenkeuze, kies het juiste vak en controleer of je in het goede schooljaar zit. Zoek de betreffende combinatie van niveau en leerjaar op, verwijder de verkeerde regel en voeg de juiste titel toe. Let ook hier op de goedkeuring van de nieuwe regel.

Zie je de "+" niet, dan is de lijst al goedgekeurd of definitief en mag er niets meer gewijzigd worden. Zet de status dan eerst terug met Goedkeuring intrekken, of bij een definitieve lijst met Definitief intrekken (dat laatste vereist het recht lml:manage en is bedoeld voor applicatiebeheerders en bestuurders). Keur de lijst na de correctie opnieuw goed en maak hem eventueel weer definitief. Zie ook Leermiddelen selecteren.

Stap 2: Bij één leerling controleren of de correctie klopt

Pak een willekeurige leerling van dat vak, niveau en leerjaar en open het tabblad Service. Wat je daar ziet is precies wat je straks voor de hele groep gaat doen: de juiste titel staat nu op Ontbreekt, en een titel die niet meer nodig is staat op Overcompleet (al geleverd) of Te veel besteld (nog niet geleverd).

Klopt dat beeld niet, dan is de correctie op de leermiddelenkeuze nog niet volledig. Ga terug naar stap 1 voordat je iets in bulk doet.

Stap 3: De betrokken leerlingen selecteren

Ga naar Inschrijvingen en filter op schooljaar, locatie en opleiding. In het opleidingsfilter staat naast de naam ook het niveau en het leerjaar, zodat je precies de groep te pakken hebt waar de fout op zat.

Klik daarna op de kolomkop Leerling om de selectievakjes aan te zetten en vink de leerlingen aan. Met shift-klik selecteer je een hele reeks. Gaat het om de complete groep, gebruik dan de link Alle leerlingen die aan de filters voldoen selecteren in de selectiebalk — die pakt ook de leerlingen op de volgende pagina's mee, wat met aanvinken niet lukt. Een leerling zonder vakinschrijvingen valt er buiten; die heeft ook geen uitgifte nodig.

Stap 4: Uitgiftes klaarzetten voor de selectie

Klik op Uitgiftes klaarzetten. Wimpel laat eerst zien hoeveel leerlingen uit je selectie dit schooljaar al een uitgifte hebben en zet daarna voor de hele selectie klaar wat er volgens de herstelde leermiddelenkeuze nog ontbreekt. Bij leerlingen met een concept-uitgifte worden de regels daaraan toegevoegd.

Rechten: het klaarzetten van uitgiftes vraagt het recht om uitgiftes te maken (sales:write) en dat heeft de leermiddelencoördinator. Je werkt daarbij alleen met leerlingen op je eigen locaties. Goedkeuren is een ander recht: heb je dat niet, dan staat er op de uitgifte Ter goedkeuring indienen in plaats van Goedkeuren. Zie Rollen en rechten.

Stap 5: Innemen wat al geleverd is en niet meer nodig is

Staat er bij de leerlingen ook iets op Overcompleet, klik dan voor dezelfde selectie op Innames klaarzetten. Wimpel zet dan per leerling een inname klaar voor het overschot. Per leerling kan dat ook via Overschot afhandelen op het servicetabblad.

Die innames handel je daarna in de school-app af zoals elke andere inname: scannen en verwerken.

Stap 6: Goedkeuren en controleren

Keur de klaargezette uitgiftes goed en/of dien ze ter goedkeuring in. Controleer daarna bij dezelfde leerling als in stap 2 of het servicetabblad nu klopt: de nieuwe titel op Op weg en het overschot op Retour onderweg.

Wat als een artikel niet in het pakket zat?

Dit artikel ontbreekt terwijl het volgens Wimpel wel geleverd had moeten zijn. Zolang het boek in Wimpel in de Heeft kolom van de leerling staat ziet Wimpel niets ontbreken: Uitgifte verwerken vindt dan niets om toe te voegen en een handmatige regel zou het boek dubbel op naam van de leerling zetten.

Je meldt daarom eerst dat de leerling het nooit gekregen heeft. Wimpel boekt de levering dan terug, de regel springt op Ontbreekt en daarna bestel je het opnieuw zoals elk ander ontbrekend leermiddel. Een bestelaanvraag is hier niet voor nodig.

Stap 1: Vaststellen dat het boek wel uitgeleverd had moeten zijn

Controleer samen met de leerling de inhoud van het pakket en kijk daarbij op het tabblad Service van de leerling. Staat de titel daar in de Heeft kolom met de status Geleverd, dan heeft Wimpel het artikel als geleverd geregistreerd: het is op de pakbon meegegaan maar zat niet in de doos.

Staat de titel juist op Ontbreekt of Op weg, dan is er iets anders aan de hand en is dit niet de juiste route — volg dan Een leerling heeft niet de juiste materialen. Is het boek wél geleverd maar beschadigd, ga dan naar Een leerling heeft een beschadigd boek ontvangen.

Stap 2: Niet ontvangen melden

Klik in de regel van het ontbrekende artikel op het menu met de drie puntjes helemaal rechts en kies Niet ontvangen. Lees de bevestiging en klik op Niet ontvangen melden.

Je meldt één exemplaar per keer. Heeft de leerling er twee en klopt er één niet, dan meld je er één; de regel blijft daarna beschikbaar voor een tweede melding.

Zie je dat menu niet staan, dan ontbreekt het recht sales:writeoff — zie Rollen en rechten. Het menu staat sowieso alleen bij fysieke leermiddelen die de leerling volgens de administratie heeft en waarvoor nog geen retour loopt. Meer daarover in Niet ontvangen melden.

Stap 3: Het artikel opnieuw bestellen

De regel staat nu op Ontbreekt, dus vanaf hier gaat het als elk ander ontbrekend leermiddel. Klik op Uitgifte verwerken op het servicetabblad: Wimpel zet het artikel op de concept-uitgifte van de leerling, of maakt er een aan als die er nog niet is. Keur die uitgifte daarna goed en/of dien hem ter goedkeuring in, zoals in stap 6 van het eerste stappenplan.

Zat het gemiste boek in een combi, dan komt alleen het boek op de uitgifte en niet de online licentie — die heeft de leerling al en die werkt gewoon.

Stap 4: Het spoor richting de leverancier

De melding laat een retour achter bij Innames. Daarop staat de regel met de uitkomst Niet ontvangen, met jouw naam erbij en de uitgifte waar het vandaan kwam; bij Ontvangen staat een streepje, er is immers niets binnengekomen. Dat document is het bewijsstuk voor het gesprek over het pakket dat niet compleet was. Je hoeft er zelf niets mee te doen.

Wat als een leerling leermiddelen heeft die hij niet meer nodig heeft?

Een gewijzigde vakinschrijving, een aangepaste leermiddelenkeuze of een opleidingswissel maakt dat er iets te veel op naam van een leerling staat. Wat daarmee moet gebeuren hangt af van hoe ver het al is: wat de leerling in huis heeft moet terug, wat alleen nog besteld is kan er gewoon af.

Dat onderscheid hoef je niet zelf te maken. Je wijst aan wát er weg moet, Wimpel bepaalt per leermiddel hóe. Alles begint op één plek: de knop Overschot afhandelen op het tabblad Service van de leerling.

Stap 1: Eerst de bron rechtzetten

Stap 2: Kijken wat er te veel is

Open de leerling en ga naar het tabblad Service. De statuskolom zegt niet alleen dát er iets te veel is, maar ook wat ermee kan gebeuren:

• Overcompleet — al geleverd, de leerling heeft het in huis; dit moet terug
• Te veel besteld — staat op een uitgifte die nog bewerkbaar is; dit kan er zonder meer af
• Te veel — onderweg — zit al in een zending en is niet meer tegen te houden; dit komt straks als retour terug
• Te veel — order bezig — de fulfilmentpartner heeft de order in behandeling; nu even niet te annuleren, probeer het later opnieuw
• Retour onderweg — hier loopt al een retour voor; niets meer te doen

Staat er niets te veel terwijl je dat wel verwacht, dan is de correctie uit stap 1 nog niet doorgekomen.

Stap 3: Overschot afhandelen

Klik op Overschot afhandelen. Je krijgt alles te zien wat te veel is, met een vinkje per leermiddel — alles wat afgehandeld kan worden staat alvast aan. Vink uit wat je wilt laten staan; dat is precies waarvoor de keuze er is, bijvoorbeeld als je twijfelt of een inschrijving wel klopt. Klik daarna op Afhandelen.

Wat Wimpel vervolgens doet, verschilt per regel:

• Al geleverd → het komt op een retour. Eén retour per onderwijslocatie; loopt er al een open retour, dan wordt die aangevuld.
• Nog niet geleverd, uitgifte nog bewerkbaar → de regel gaat van de uitgifte af, en ook bij de fulfilmentpartner.
• Nog niet geleverd, maar al onderweg → de regel komt óók op die retour, als nog te ontvangen bij aankomst. Zie stap 6.
• Een digitale licentie die nog nooit bij de uitgever is aangemeld → de opzegging wordt aangevraagd; dat loopt op de achtergrond.

Je krijgt een samenvatting te zien met per retour het nummer en de titels die erop staan, en daarnaast wat er van de bestelling af is gehaald.

Rechten: afhandelen vraagt het recht om uitgiftes te maken (sales:write). Zie je de knop niet staan terwijl je dat recht wel hebt, dan is Overschot afhandelen voor jouw account nog niet vrijgegeven. De functie wordt stapsgewijs uitgerold. Neem in dat geval contact op met support.

Stap 4: De retour goedkeuren

Open de retour via het tabblad Retouren van de leerling, of via Innames en uitgiftes → Retouren. Klik in het statuspaneel rechts op Goedkeuren.

Pas op dit moment gebeurt er iets met de digitale kant: de digitale licenties die nog niet geactiveerd zijn gaan terug naar de uitgever. De fysieke boeken kunnen vervolgens op de school worden ingenomen; dat is stap 5.

Er gaat geen bericht naar de leerling zolang je daar niet om vraagt. Wil je dat wel, gebruik dan Delen op het retourdocument, of de bulkactie Inleverbericht versturen in de lijst.

Stap 5: De boeken innemen op school

Het fysiek terugnemen gebeurt in de school-apps, onder Inkomend → Retouren. Let op het tabblad: Retouren gaat over dit geval, Innames over bruikleen aan het eind van het jaar. Zoek de leerling op of scan de barcode op zijn leerlingpas.

Scan daarna de boeken die de leerling meebrengt. Elke scan zet de regel op in orde. Klopt er iets niet, dan kies je per regel Probleem melden (met een reden, eventueel foto's en een toelichting) of Niet ingeleverd. Als alles beoordeeld is klik je op Verwerk … regels.

Digitale regels staan er wel tussen, als een ingeklapt blok, maar je kunt ze niet scannen of aanklikken: die zijn bij het goedkeuren al afgehandeld.

Stap 6: Als het pakket nog onderweg is

Was het leermiddel al de deur uit toen je het overschot afhandelde, dan staat het op de retour als Nog niet uitgeleverd. Scannen geeft dan de melding "Dit leermiddel is nog niet uitgeleverd — geef het pakket eerst uit (Uitgaand › Pakket) voordat je het op de retour ontvangt."

Dat is geen fout maar een volgorde. Het pakket is niet meer tegen te houden, dus het moet eerst zijn normale weg afmaken:

1. Geef het pakket via Uitgaand → Pakket uit aan de leerling. Bij het uitgeven meldt de app dat dit artikel meteen retour genomen moet worden.
2. Neem het leermiddel daarna direct weer in op de retour, zoals in stap 5.

Stap 7: Wat er met de voorraad gebeurt

Na het verwerken staat de voorraad op de schoollocatie. Wat je daarmee doet is een keuze:

• Laten staan — er hoeft niets te gebeuren; het staat op de schoollocatie.
• Terug naar de fulfilmentpartner — maak een verplaatsing aan van de locatie naar de partner, voeg de artikelen toe (één regel per EAN, met het totaal van de verwerkte retouren), keur de verplaatsing goed en verstuur hem via Uitgaand → Verplaatsing in de school-apps. De voorraad gaat daarmee van de locatie af en komt er bij de partner bij zodra die hem ontvangt.