Catalogus
Beschikbaarheid en levertijd
Als een leerling een boek niet in zijn pakket heeft gekregen, is de eerste vraag altijd dezelfde: wanneer krijg ik het dan? Meestal komt die vraag via de ouder bij de school terecht, en via de school bij ons. Op deze pagina lees je waar Wimpel dat antwoord vandaan haalt en waar jij het bijwerkt.
Waar de datum vandaan komt
Er zijn twee bronnen. Wimpel kiest er één, in deze volgorde:
| Bron | Betekenis | Waar je hem bijwerkt |
|---|---|---|
| 1. Verwachte levering (inkoop) | Wanneer we deze bestelling verwachten | Op de inkooporder |
| 2. Beschikbaar vanaf | Wat de uitgever over het product toezegt | Op het product, na contact met de uitgever |
De inkooporder staat bovenaan, en dat is met opzet. Dat is de plek die wordt bijgewerkt zodra iemand de leverancier aan de lijn heeft gehad. Beschikbaar vanaf vul je één keer in en raak je daarna zelden nog aan. Belt de leverancier dat jullie order een maand eerder komt, dan wil je dat de leerling dat ziet — niet de toezegging van drie weken geleden.
Allebei tellen ze alleen mee als ze niet verstreken zijn. Een toezegging van vorige maand die niet is uitgekomen is geen antwoord meer, maar ruis.
De twee soorten datums lopen automatisch in de pas
Zet je op een product een nieuwe Beschikbaar vanaf, dan schuiven de nog openstaande inkoopregels voor dat product mee. En andersom: bestel je een boek waarvan we al weten dat het pas in december verschijnt, dan krijgt die orderregel meteen december mee in plaats van de standaard levertijd. Je hoeft dus niet op twee plekken hetzelfde te onderhouden.
Van het product naar de inkoopregels gaat dat altijd vooruit: een regel die al een latere datum draagt weet meer dan het product en blijft staan. Het veld op de order zelf werkt anders — zie hieronder.
De verwachte levering bijwerken
Dit doe je op de inkooporder zelf. Er zijn twee niveaus.
Voor de hele order staat bovenaan bij de orderdatum het veld Verwachte levering. Vul je daar een datum in, dan gaan de regels mee die nog dezelfde datum dragen als de order — dat zijn de regels waar niemand iets aparts over weet. Een regel waar jij of een collega met de hand een eigen datum op heeft gezet blijft staan, en regels die al ontvangen zijn blijven ongemoeid. Dat geldt beide kanten op: meldt de leverancier dat het meevalt, dan schuiven die regels ook naar voren.
Per artikel staat in de regeltabel de kolom Verwacht. Komt één titel later dan de rest van de order, dan zet je hem daar. Dat kan ook op een order die al verstuurd is.
Vastleggen op het niveau waarop je inkoopt
Bij een combi vul je de datum in op de combiregel, niet op de onderdelen. Dat is de EAN waarover je met de uitgever praat en waarop je inkoopt. De onderdelen die nog open staan schuiven vanzelf mee; een onderdeel dat al binnen is — meestal het digitale deel, dat vaak eerder komt — blijft ongemoeid en toont een streepje.
Pas op met de gewenste leverdatum
Gewenste leverdatum is wat wij bij het bestellen hebben gevraagd. Verander je die achteraf, dan gaat élke regel van de order terug op die nieuwe datum — ook regels waar jij of een collega net een datum van de leverancier op had gezet, en ook regels die al ontvangen zijn. Dat is niet hetzelfde veld als Verwachte levering hierboven, dat wél om je handwerk heen gaat.
Bewerk je alleen de leverancier of de locatie, dan gebeurt er niets: Wimpel stuurt de gewenste leverdatum alleen mee als je hem echt wijzigt. Maar verzet je hem bewust, ga dan daarna de verwachte data langs.
Een wijziging komt op de tijdlijn van de order te staan, met wie hem heeft gezet en van welke datum naar welke.
Een datum in het verleden accepteren we niet — niet op de order en niet op de regel. Een verwachting die al voorbij is, is geen verwachting; die staat alleen maar bij de leerling in beeld terwijl niemand er iets aan doet. Vandaag mag wél: een zending kan onderweg zijn.
Leegmaken doe je op de regel
Het veld bovenaan kan een datum niet weghalen: maak je het leeg, dan houden de regels wat ze hadden. Wil je een datum echt kwijt, dan doe je dat op de regel zelf.
Op het product vastleggen
Gaat het niet over één bestelling maar over het boek zelf — een herdruk, een titel die nog niet verschenen is — dan hoort dat op het product. Open het product in de catalogus en klik op Bewerken. De velden staan direct onder de status.
Vul bij een vertraging of herdruk ook de toelichting in. Die tekst komt letterlijk mee naar de leerlingpagina, dus schrijf hem zo dat een medewerker aan de balie hem kan voorlezen. "Uitgever meldt vertraging, nu begin november verwacht" werkt beter dan "wacht op UG".
Een verschijningsdatum uit de catalogus vult dit veld vanzelf
Uitgevers die via EDU-V leveren sturen een verschijningsdatum mee. Ligt die in de toekomst, dan zet de cataloguslezing hem meteen in Beschikbaar vanaf — want dan is dat het antwoord op "wanneer krijg ik dit".
Wat jij hebt ingevuld gaat daarbij vóór: staat er al een latere datum, dan blijft die staan. Wie de uitgever aan de lijn heeft gehad weet meer dan de catalogus, en dat werk mag een nachtelijke lezing niet wissen.
Laat de status en de datums bij elkaar passen
Een product met status Nog niet beschikbaar en een toelichting over een herdruk spreekt zichzelf tegen: een herdruk veronderstelt dat het boek er ooit wás. Hoort er een herdruk bij, zet de status dan op Tijdelijk niet beschikbaar.
Waar het terugkomt
Op de productdetailpagina zie je de status en de beschikbaarheid onder elkaar. Komt de getoonde datum van een lopende bestelling, dan staat er Verwacht op inkooporder onder.
Bij de leerling — zowel op het tabblad Service in Wimpel als in de school-app — verschijnt de datum bij elke regel waar de leerling nog op wacht: alles wat besteld is en nog niet uitgeleverd, met de toelichting erachter. Bij regels die al geleverd zijn blijft hij weg. Bij een combi staat hij op de kopregel, zolang er nog een onderdeel onderweg is.
De productkaart in het voorraadbeheer loopt nog achter
Die kaart toont alleen wat op het product staat en nog niet de datum uit de inkooporder. Het voorraadscherm werkt met een nachtelijk overzicht; de bestelling erbij halen vraagt een aparte aanpassing.
Wanneer je niets ziet staan
Wimpel toont liever niets dan een datum die het antwoord niet is. Er verschijnt geen datum als geen van beide bronnen een datum in de toekomst heeft. Concreet:
- er is niets ingevuld en de uitgever heeft niets aangeleverd;
- de datum die er staat is verstreken. Een toezegging van vorige maand die niet is uitgekomen is achterhaald;
- er loopt wel een bestelling, maar de verwachte ontvangst ligt in het verleden. Die is dan te laat en zegt niets meer over wanneer het boek er wél is. Bel de leverancier en zet de nieuwe datum op de order — dan staat het antwoord er meteen voor iedereen.
Op welke orders staat dit product?
Op de productdetailpagina staat het tabblad Openstaande orders. Daar zie je op welke uitgiftes het product staat en op welke inkooporders het besteld is. Je begint bij de uitgiftes — dat is meestal de vraag waarvoor je hier komt: wie wacht er nog op dit boek. Kies je zelf de andere tab, dan onthoudt Wimpel dat.
Bij inkoop staan twee datums naast elkaar: Gevraagd is wat wij bij het bestellen hebben gevraagd, Verwacht is wanneer we het nu verwachten. Klik je door naar de order, dan kun je die tweede daar bijwerken.
Handig als iemand belt over een boek dat op is: je ziet in één oogopslag of er al een bestelling loopt en wanneer die verwacht wordt.
Je ziet alleen je eigen locaties
De lijst toont alleen orders van de locaties waar je toegang toe hebt. Bestuursbreed ingerichte accounts zien alles.