Uitgiftes door docenten en fondsscholen

Niet alle leermiddelen gaan rechtstreeks naar één leerling. Een docent wil materiaal voor in de klas, en scholen met een Intern Leermiddelen Fonds beheren hun eigen pakketten op school. In beide gevallen leg je eerst de vraag vast met een uitgifte, en wordt die vraag daarna ingevuld met een verplaatsing. Dit artikel beschrijft dat proces — van het aanmelden van de vraag tot het bevoorraden ervan.

Lees eerst Uitgifte aan leerlingen als je nog niet bekend bent met het uitgifte-proces.

Vraag en bevoorrading

Het proces bestaat uit twee stappen die door verschillende rollen worden uitgevoerd:

1. Vraag vastleggen — een docent of een fondsschool maakt een uitgifte aan met de gewenste leermiddelen en aantallen.
2. Vraag invullen — na goedkeuring maakt de school of inkoper een verplaatsing aan voor de opgegeven aantallen, zodat de voorraad op de juiste locatie terechtkomt.

De uitgifte beschrijft dus wat er nodig is; de verplaatsing zorgt dat het er komt.

Docentuitgifte

Een docent die leermiddelen nodig heeft — voor gebruik in de klas of voor een ander doel — legt die behoefte vast in een docentuitgifte. Dat is een uitgifte waarin de docent zelf aangeeft welke leermiddelen en welke aantallen nodig zijn.

1. Ga naar Uitgiftes in het zijmenu
2. Kies Nieuw en geef aan dat het om een uitgifte voor de docent gaat (niet voor een specifieke leerling)
3. Voeg via de productkiezer de gewenste leermiddelen toe en stel per regel het aantal in
4. Dien de uitgifte in ter goedkeuring

Anders dan bij een uitgifte aan een leerling — waar het altijd om één exemplaar per leerling gaat — kan een docent hier dus meerdere exemplaren per leermiddel aanvragen.

Na het indienen volgt het reguliere goedkeuringsproces: de uitgifte wordt beoordeeld en vrijgegeven voordat hij ingevuld kan worden.

Fondsuitgiftes (Intern Leermiddelen Fonds)

Scholen met een Intern Leermiddelen Fonds stellen hun leermiddelenpakketten zelf samen op school. Zij leveren niet één pakket per leerling rechtstreeks vanuit de leverancier, maar beheren een interne voorraad waaruit ze hun leerlingen voorzien.

Voor deze scholen ontstaat de vraag door uitgiftes voor hun leerlingen aan te maken. Dat gebeurt vaak op basis van de daadwerkelijke inschrijvingen: per ingeschreven leerling wordt bepaald welke leermiddelen nodig zijn, en die behoefte wordt opgeteld tot de totale vraag van de locatie.

1. Zet de uitgiftes klaar op basis van de inschrijvingen — bijvoorbeeld per opleiding of vanuit het uitgifte-overzicht
2. Wimpel berekent per ingeschreven leerling de benodigde leermiddelen op basis van de definitieve leermiddelenlijsten
3. De opgetelde vraag vormt de basis voor de bevoorrading van het fonds

De vraag invullen met een verplaatsing

Zodra de vraag is vastgelegd en goedgekeurd, vult de school of inkoper die in met een verplaatsing: een voorraadverplaatsing tussen scholen en locaties voor de opgegeven aantallen.

1. Ga naar Verplaatsingen in het zijmenu
2. Kies Verplaatsing aanmaken
3. Geef bij Verzenden naar de bestemming op (de locatie waar de vraag ligt) en bij Verzenden vanaf de bronlocatie
4. Voeg in de verplaatsing de leermiddelen toe en stel de aantallen in volgens de vraag uit de uitgiftes
5. Dien de verplaatsing in via Ter goedkeuring indienen, en laat hem Goedkeuren door een beheerder

Na goedkeuring wordt de verplaatsing vrijgegeven, verzonden en op de bestemming ontvangen. Daarmee staat de voorraad klaar om de uitgiftes mee in te vullen.

Statussen van een verplaatsing

Rechten

Zie Rollen en rechten voor meer context.