Bestelaanvragen

Niet elke school stelt leermiddelenlijsten samen in Wimpel. Voor die scholen is er de bestelaanvraag: een document waarmee de school per schooljaar vastlegt welke leermiddelen ze op voorraad wil hebben — "wij willen 30 exemplaren van dit boek op onze locatie". Na goedkeuring vertaal je de aanvraag naar de daadwerkelijke bevoorrading: een verplaatsing voor wat je uit de centrale voorraad kunt halen, en zo nodig een inkooporder voor wat er nog bij moet. De aanvraag zelf is géén vraagpost in het voorraadbeheer — het is de verplaatsing of inkoop die eruit voortkomt die de voorraad en het inkoopadvies aanstuurt. Zo blijft er één behoeftedefinitie en tel je niets dubbel.

Hoe het werkt

Een bestelaanvraag doorloopt vier stappen:

1. Aanvragen — de school maakt een aanvraag aan met de gewenste leermiddelen en aantallen
2. Goedkeuren — een beheerder keurt de aanvraag goed; daarna kun je hem bevoorraden en afhandelen
3. Bevoorraden — je maakt een verplaatsing voor wat er uit de centrale voorraad kan, en zo nodig een inkooporder voor wat er nog bij moet
4. Afhandelen — de behandelaar markeert de aanvraag als afgehandeld zodra de inkoop en/of verplaatsing geregeld is

De aanvraag beschrijft dus wat de school nodig heeft; de verplaatsing en inkoop zorgen dat het er komt — en díe sturen het voorraadbeheer aan, niet de aanvraag zelf. Wat daarna met de voorraad gebeurt — uitgiftes aan leerlingen, docenten of helemaal geen registratie — staat los van de aanvraag.

Een bestelaanvraag aanmaken

Via Inkoop in het zijmenu, tabblad Bestelaanvragen, kom je op het overzicht. Klik op Nieuwe aanvraag en kies:

• Schoollocatie — de locatie waarvoor je aanvraagt (je ziet alleen je eigen locaties)
• Schooljaar — het schooljaar waarvoor de behoefte geldt

Na opslaan kom je direct op de detailpagina van de aanvraag — in status Concept.

Regels toevoegen

Op de detailpagina voeg je met de +-knop leermiddelen toe via de productkiezer. Alle producttypes zijn toegestaan — fysiek, digitaal én combi: de aanvraag legt de behoefte vast, niet de manier van leveren. Per regel stel je het aantal in; aantallen pas je later aan door er in de tabel op te klikken.

Heb je een lijst uit Excel? Plak die in het paste-veld onderaan de regels-tabel (EAN + aantal per regel), net als bij inkooporders.

Goedkeuren

Zolang een aanvraag in Concept staat, gebeurt er niets mee — je kunt vrij regels toevoegen, wijzigen en de aanvraag desnoods verwijderen. Pas na Goedkeuren (rechts op de detailpagina) kun je ermee aan de slag:

• de aanvraag is klaar om te bevoorraden — de knop Verplaatsing maken verschijnt (zie hieronder)
• de regels worden vergrendeld — wijzigen kan alleen nog door de aanvraag te heropenen
• in de voorraadontwikkeling van een artikel verschijnt de aanvraag als informatieve markering met een link terug — puur ter herkenning, zónder effect op de voorraadstand

Een goedgekeurde aanvraag telt niet als losse vraagpost in het voorraadoverzicht of het inkoopadvies. Dat is bewust: de behoefte komt pas in het voorraadbeheer terecht via de verplaatsing of inkoop die je ervan maakt — zo blijft er één behoeftedefinitie en tel je niets dubbel. Heropenen maakt de regels weer bewerkbaar. Alle stappen zijn terug te zien in de Activiteit op de detailpagina.

Bevoorraden

Een goedgekeurde aanvraag vertaal je naar de daadwerkelijke bevoorrading: een verplaatsing voor wat er uit de centrale voorraad kan, en zo nodig een inkooporder voor wat er nog bij moet. Vaak is het een combinatie — een deel ligt al op PUNT en verplaats je, de rest bestel je bij.

Een verplaatsing maken

Op de detailpagina van een goedgekeurde aanvraag staat de knop Verplaatsing maken. Die opent een voorstel voor precies déze aanvraag:

• per regel zie je de openstaande aantallen, wat er al op de locatie ligt en wat er al gepland of onderweg is
• het voorstel toont het volledige openstaande aantal. Wat de bronlocatie nu op voorraad heeft staat erbij als informatie, niet als grens: je mag méér plannen dan er nu ligt — PUNT levert de outbound zodra de voorraad binnen is
• digitale regels verplaatsen niet — een combi verplaatst als zijn fysieke onderdelen, en losse digitale regels lopen via de inkoop

Pas de aantallen desgewenst aan en klik op Verplaatsing aanmaken: je komt direct op de nieuwe verplaatsing, die het normale verplaatsingsproces volgt.

Bijbestellen wat er niet ligt

Is een deel van de aanvraag nergens op voorraad? Plaats daarvoor een gewone inkooporder bij de leverancier. De aanvraag en de inkoop staan los van elkaar: je handelt de aanvraag pas af zodra álles — verplaatsing én inkoop — geregeld is.

Afhandelen

Zodra de inkoop en / of verplaatsing voor een goedgekeurde aanvraag geregeld is, sluit de behandelaar de aanvraag af met Markeer als afgehandeld (rechts op de detailpagina). Daarbij kun je een opmerking voor de aanvrager achterlaten — bijvoorbeeld "Besteld bij de uitgever, levering volgt" of "Al op voorraad op de locatie".

Afhandelen:

• sluit de aanvraag af — hij verdwijnt uit de werklijst en er kan geen verplaatsing meer van gemaakt worden
• zet de status op Afgehandeld en toont de opmerking in de Activiteit, zodat de aanvrager ziet dat de aanvraag is opgepakt
• is definitief: een afgehandelde aanvraag kan niet heropend worden

Fysiek en digitaal worden zo op dezelfde manier afgesloten: de behandelaar bepaalt wanneer de aanvraag klaar is, ongeacht of de levering fysiek op school binnenkomt of digitaal via de inkoop loopt. Wat daarna met de voorraad gebeurt — uitgiftes aan leerlingen, docenten of zonder registratie — staat los van de aanvraag.

Rechten

Inzien, bewerken en goedkeuren kan ook met de overeenkomstige Inkoop-rechten (purchase:*); afhandelen vereist requirements:done. Je ziet altijd alleen de aanvragen van je eigen locaties. Zie Rollen en rechten voor meer context.