Bestelaanvragen

Niet elke school stelt leermiddelenlijsten samen in Wimpel. Voor die scholen is er de bestelaanvraag: een document waarmee de school per schooljaar vastlegt welke leermiddelen ze op voorraad wil hebben — "wij willen 30 exemplaren van dit boek op onze locatie". Na goedkeuring telt de aanvraag mee als vraag in het voorraadbeheer en de inkoopprognose, en wordt hij bevoorraad met een verplaatsing.

Hoe het werkt

Een bestelaanvraag doorloopt vier stappen:

1. Aanvragen — de school maakt een aanvraag aan met de gewenste leermiddelen en aantallen
2. Goedkeuren — een beheerder keurt de aanvraag goed; vanaf dat moment telt hij mee als vraag
3. Bevoorraden — de aanvraag wordt ingevuld met een verplaatsing vanuit de centrale voorraad
4. Afhandelen — de behandelaar markeert de aanvraag als afgehandeld zodra inkoop en / of verplaatsing geregeld is

De aanvraag beschrijft dus wat de school nodig heeft; de inkoop en verplaatsingen zorgen dat het er komt. Wat daarna met de voorraad gebeurt — uitgiftes aan leerlingen, docenten of helemaal geen registratie — staat los van de aanvraag.

Een bestelaanvraag aanmaken

Via Inkoop in het zijmenu, tabblad Bestelaanvragen, kom je op het overzicht. Klik op Nieuwe aanvraag en kies:

• Schoollocatie — de locatie waarvoor je aanvraagt (je ziet alleen je eigen locaties)
• Schooljaar — het schooljaar waarvoor de behoefte geldt

Na opslaan kom je direct op de detailpagina van de aanvraag — in status Concept.

Regels toevoegen

Op de detailpagina voeg je met de +-knop leermiddelen toe via de productkiezer. Alle producttypes zijn toegestaan — fysiek, digitaal én combi: de aanvraag legt de behoefte vast, niet de manier van leveren. Per regel stel je het aantal in; aantallen pas je later aan door er in de tabel op te klikken.

Heb je een lijst uit Excel? Plak die in het paste-veld onderaan de regels-tabel (EAN + aantal per regel), net als bij inkooporders.

Goedkeuren

Zolang een aanvraag in Concept staat, telt hij nergens in mee — je kunt vrij regels toevoegen, wijzigen en de aanvraag desnoods verwijderen. Pas na Goedkeuren (rechts op de detailpagina) gebeurt er iets:

• de openstaande aantallen tellen mee als vraag in het voorraadoverzicht en de inkoopprognose
• de aanvraag verschijnt in de voorraadontwikkeling als verwachte aanvoer op de locatie
• de regels worden vergrendeld — wijzigen kan alleen nog door de aanvraag te heropenen

Heropenen haalt de aanvraag weer uit de vraag, tot hij opnieuw wordt goedgekeurd. Alle stappen zijn terug te zien in de Activiteit op de detailpagina.

Bevoorraden met een verplaatsing

Een goedgekeurde aanvraag vul je in met een verplaatsing vanuit de centrale voorraad. Dat kan op twee manieren:

Vanaf de aanvraag zelf

Op de detailpagina van een goedgekeurde aanvraag staat de knop Verplaatsing maken. Die opent een voorstel voor precies déze aanvraag:

• per regel zie je de openstaande aantallen, wat er al op de locatie ligt en wat er al gepland of onderweg is
• het voorstel is begrensd op wat de bronlocatie op voorraad heeft
• digitale regels verplaatsen niet — die lopen via inkoop

Pas de aantallen desgewenst aan en klik op Verplaatsing aanmaken: je komt direct op de nieuwe verplaatsing, die het normale verplaatsingsproces volgt.

Via Verplaatsingen plannen

Wil je de behoefte van een hele locatie in één keer bevoorraden — bestelaanvragen én leermiddelenlijst-vraag samen — gebruik dan Verplaatsingen plannen op het voorraadoverzicht.

Afhandelen

Zodra de inkoop en / of verplaatsing voor een goedgekeurde aanvraag geregeld is, sluit de behandelaar de aanvraag af met Markeer als afgehandeld (rechts op de detailpagina). Daarbij kun je een opmerking voor de aanvrager achterlaten — bijvoorbeeld "Besteld bij de uitgever, levering volgt" of "Al op voorraad op de locatie".

Afhandelen:

• haalt de aanvraag definitief uit de vraag — de openstaande aantallen tellen niet meer mee in het voorraadoverzicht en de inkoopprognose, dus er wordt niets opnieuw besteld
• zet de status op Afgehandeld en toont de opmerking in de Activiteit, zodat de aanvrager ziet dat de aanvraag is opgepakt
• is definitief: een afgehandelde aanvraag kan niet heropend worden

Fysiek en digitaal worden zo op dezelfde manier afgesloten: de behandelaar bepaalt wanneer de aanvraag klaar is, ongeacht of de levering fysiek op school binnenkomt of digitaal via de inkoop loopt. Wat daarna met de voorraad gebeurt — uitgiftes aan leerlingen, docenten of zonder registratie — staat los van de aanvraag.

Rechten

Inzien, bewerken en goedkeuren kan ook met de overeenkomstige Inkoop-rechten (purchase:*); afhandelen vereist requirements:done. Je ziet altijd alleen de aanvragen van je eigen locaties. Zie Rollen en rechten voor meer context.