Ontvangen op school

Naast de beheeromgeving van Wimpel zijn er de school-apps: een reeks webgebaseerde, mobile-first applicaties waarmee je op de schoollocatie de in- en uitgaande stroom van leermiddelen afhandelt. Je gebruikt ze om leermiddelen te ontvangen, pakketten uit te reiken aan leerlingen, innames te verwerken en voorraad te tellen. Dit artikel beschrijft het ontvangen van leermiddelen op je schoollocatie.

Op het startscherm van de school-apps kies je wat je wilt doen:

• Leerlingen — bekijk wat een leerling in bezit heeft en check uitgiftes en innames op de leerlingkaart
• Inkomend — verwerk inkomende leermiddelen en pakketten, en innames van leerlingen
• Uitgaand — reik pakketten en leermiddelen uit aan leerlingen, en stuur retouren
• Balansen — tel de fysieke voorraad op deze locatie

Twee manieren waarop leermiddelen binnenkomen

Leermiddelen komen op twee manieren je locatie binnen, en die verwerk je verschillend:

• Als pakket — een kant-en-klaar, per leerling voorverpakt pakket van een fulfilment-partij. Dit ontvang je in één keer door de rolcontainer te scannen.
• In bulk — losse leermiddelen, als voorraad voor de school. Die komen binnen via een verplaatsing (van een andere vestiging) of via inkoop (rechtstreeks van een uitgever), en je telt en boekt ze per artikel binnen.

Het menu Inkomend

Onder Inkomend vind je vier soorten ontvangsten. Achter elke soort staat hoeveel documenten er klaarstaan.

Bovenaan elk scherm staat een scanveld. Je kunt daarin een barcode scannen om direct naar het bijbehorende document te springen.

Pakketten ontvangen — scan de rolcontainer

Kant-en-klare pakketten worden geleverd in rolcontainers. Per niveau/leerjaar is er een aparte rolcontainer, zodat je ze makkelijk door de school transporteert. Bij elke rolcontainer hoort een pakbon met de pakketten die erin zitten.

Wanneer de rolcontainers geleverd zijn, registreer je de ontvangst:

1. Ga naar Inkomend → Pakketten
2. Scan de barcode op de rolcontainersticker
3. De app herkent de container en toont "Batch … — N pakket(ten) op deze container" met de lijst pakketten
4. Kies Ontvang batch om alle pakketten van die container in één keer binnen te boeken

Hiermee meld je de uitgiftes aan: ze komen daarna in het menu Uitgiftes in Wimpel te staan, klaar om uit te reiken aan de leerlingen.

Na het ontvangen ga je verder met een pakket uitreiken aan een leerling.

Bulk ontvangen — verplaatsing of inkoop

Losse leermiddelen komen binnen als voorraad. Ook die worden geleverd in rolcontainers met een pakbon. Je boekt ze per artikel binnen:

1. Ga naar Inkomend → Verplaatsingen (van een andere vestiging) of Inkomend → Inkoop (van een uitgever)
2. Open het document (Order #…)
3. Scan de barcode van elk artikel. De app vraagt "Hoeveel van … zijn er geteld" — vul het aantal in en kies Opslaan
4. Herhaal dit voor elk artikel; het aantal te ontvangen loopt mee op de regels
5. Klik op Verwerken om de getelde aantallen op voorraad te boeken

Zit er nog geen telling op het document en wil je opnieuw beginnen, gebruik dan Te ontvangen leeg maken.

Voor scholen met een eigen fonds staat het volledige proces — van ontvangst tot uitreiken — beschreven in Intern Leermiddelen Fonds op school.