Niet ontvangen melden

Een leerling komt aan de balie: "dit boek zat er niet in." Volgens de administratie is het geleverd, maar hij heeft het nooit gehad. Dat kan een pickfout zijn bij de partij die het pakket samenstelde, of een pakket dat onderweg niet compleet is gebleven.

Met Niet ontvangen leg je dat vast. Wimpel boekt de levering terug, waarna het leermiddel opnieuw besteld kan worden.

Wanneer gebruik je dit?

Alleen als de leerling het leermiddel nooit heeft gehad. Twee gevallen die erop lijken maar ergens anders thuishoren:

Het verschil is niet cosmetisch. Niet ontvangen is een gesprek met de leverancier van het pakket; niet ingeleverd is een gesprek met de ouder. Ze belanden allebei op een ander vervolg, dus kies bewust.

Zo meld je het

1. Ga naar de leerling en open het tabblad Service
2. Zoek de regel van het leermiddel dat de leerling mist
3. Klik op het ⋮-menu achter die regel en kies Niet ontvangen
4. Lees de bevestiging en klik op Niet ontvangen melden

Je meldt één exemplaar per keer. Heeft de leerling er twee en klopt er één niet, dan meld je er één; de regel blijft daarna beschikbaar voor een tweede melding.

Waarom zie ik de actie niet?

Het menu verschijnt alleen als aan al deze voorwaarden is voldaan:

• Je hebt het recht sales:writeoff — zie Rollen en rechten
• De leerling heeft het leermiddel volgens de administratie (staat er 0 bij Heeft, dan valt er niets terug te boeken)
• Er loopt nog geen retour voor die regel — staat er iets bij Gepland, dan is het al onderweg
• Het gaat om een fysiek leermiddel; een digitale licentie wordt niet uit een doos gepakt

Wat er daarna gebeurt

De regel springt op Ontbreekt. Het leermiddel staat niet meer op naam van de leerling, dus de administratie zegt nu dat hij het mist.

Er komt een retour bij Innames te staan. Daarop staat de regel met uitkomst Niet ontvangen, met jouw naam erbij en de uitgifte waar het vandaan kwam. Dat document is het spoor voor het gesprek met de leverancier. Bij Ontvangen staat een streepje — er is immers niets binnengekomen.

Met Uitgifte verwerken bestel je het opnieuw. De knop staat op dezelfde servicepagina en zet het ontbrekende leermiddel op een uitgifte.

Een leermiddel uit een combinatie

Hoort het gemiste boek bij een combi — een pakket van een boek plus een online licentie — dan bestelt Wimpel alleen het deel dat de leerling mist. Op de uitgifte zie je dan de combi als kopregel met daaronder alleen het boek, en geen online-regel.

Dat is goed: de licentie heeft de leerling al, die werkt gewoon. Zou Wimpel de hele combi opnieuw bestellen, dan kreeg hij een tweede licentie voor iets wat hij al kan openen.