Uitgifte aan leerlingen

De leermiddelen zijn ingekocht en op voorraad. Het nieuwe schooljaar komt eraan. Hoe krijg je nu de juiste leermiddelen in de handen van de juiste leerling? Dit artikel beschrijft het uitgifte-proces in Wimpel: van voorbereiden tot afleveren.

Wat is een uitgifte?

Een uitgifte (intern in code soms sales order of verkooporder) is een document dat beschrijft welke leermiddelen naar welke leerling gaan. Uitgiftes komen via drie paden tot stand:

• Per opleiding / studie — klaarzetten voor een hele opleiding in één keer (meest gebruikt)
• Per leerling — handmatig voor een specifieke leerling
• Vanuit het Uitgifte-overzicht — bulkacties op meerdere leerlingen tegelijk

Uitgiftes klaarzetten per opleiding

De snelste manier om voor een volledige studie alle uitgiftes klaar te zetten:

1. Ga naar Opleidingen in het zijmenu
2. Open de opleiding (bijvoorbeeld havo 3 of vwo 4)
3. Kies Uitgiftes klaarzetten

Wimpel berekent per ingeschreven leerling welke leermiddelen nodig zijn op basis van de definitieve leermiddelenlijsten voor die opleiding, en maakt voor elke leerling een uitgifte-document aan. Dit gebeurt asynchroon op de achtergrond — het kan enkele minuten duren voordat alle uitgiftes zichtbaar zijn in het overzicht.

Uitgifte voor een specifieke leerling

Voor individuele gevallen (nieuwe leerling, ontbrekend materiaal):

1. Ga naar Leerlingen in het zijmenu
2. Zoek de leerling en klik op zijn/haar regel
3. Open het tabblad Service
4. Klik op Leermiddelen klaarzetten

Wimpel berekent welke leermiddelen deze leerling nog nodig heeft en maakt een aanvullende uitgifte aan (of breidt een bestaande uit). De gemaakte uitgifte verschijnt in het tabblad Uitgiftes op dezelfde pagina.

Vanuit dat tabblad kun je ook handmatig een nieuwe uitgifte starten via Nieuw. Kies een bezorgvorm:

• Pakket op huisadres — leermiddelenpakket wordt afgeleverd bij de leerling thuis
• Pakket op school — pakket naar een centrale locatie op school
• Afhalen op locatie — leerling haalt materiaal op bij een afhaalpunt

Uitgifte-detailpagina

Klik op een uitgifte om het detailoverzicht te openen. Je ziet:

• Algemene gegevens — leerling, school, afleveradres, gewenste leverdatum
• Regels — de leermiddelen die bij deze uitgifte horen, met aantallen en bruikleen-markeringen
• Activiteiten — wie wat wanneer gedaan heeft

Regels toevoegen of wijzigen

Op een open uitgifte kun je handmatig regels toevoegen via de +-knop. Er zijn twee opties:

• Artikelen toevoegen — opent de productkiezer (zie hieronder)
• Volgens lijst — laat Wimpel aanvullen op basis van de leermiddelenlijsten van deze leerling

De productkiezer

De kiezer voor uitgiftes heeft dezelfde basisstructuur als die voor inkoop en leermiddelenkeuze: zoekbalk, resultaten en Geselecteerd-paneel. Alleen het aantal per regel ontbreekt — bij uitgifte gaat het altijd om één exemplaar per leerling.

Aandachtspunten bij uitgifte

Voor uitgiftes zijn de volgende product-aandachtspunten relevant en triggeren een bevestigingsdialoog bij het opslaan:

• Type ontbreekt — we weten niet of het product fysiek, digitaal of combi is
• Onvolledig combi — combi-product zonder onderliggers

Andere aandachtspunten (geen leverancier, geen actieve catalogus, geen prijs) zijn voor uitgifte niet relevant — het product is immers al op voorraad of onderweg en hoeft niet opnieuw besteld te worden. Zie Product-aandachtspunten.

Statussen

Bulk-acties

Op het Uitgifte-overzicht staan knoppen voor bulkacties zoals opnieuw berekenen, bulkbevestigen en exporteren. Hiervoor heb je doorgaans de rol van inkoper of applicatiebeheerder nodig.

Rechten

Zie Rollen en rechten voor meer context.