Introductie

Elk jaar moet een school onderbouwen wat de leermiddelen gaan kosten. Het budgetscherm rekent dat uit vanuit de leerlingen die er werkelijk zijn: welke leermiddelen heeft elke leerling nodig, wat kosten die, en hoe verhoudt zich dat tot het normbedrag dat het bestuur beschikbaar stelt.

De twee bedragen die je uit elkaar moet houden

Dit is het belangrijkste onderscheid op het hele scherm. Twee getallen die allebei kloppen en allebei iets anders betekenen:

Een school die vorig jaar een methode heeft aangeschaft, heeft dit jaar een lage kasbehoefte en een normale jaarlast. Beide bedragen worden per leerling getoond, en dan over de leerlingen met een lijst — zie Over welke leerlingen gaat een gemiddelde?. In het jaar van de methodewissel is het precies andersom. Wie deze twee door elkaar haalt, begroot structureel verkeerd — en krijgt van het bestuur de vraag waarom het bedrag zo schommelt.

Verkoopwaarde en inkoopprijs

Wimpel kent van elk leermiddel twee prijzen, en die staan overal samen — een groot bedrag met een kleiner eronder:

• Verkoopwaarde is de prijs die op de titel staat: wat de school betaalt.
• Inkoopprijs is wat het bestuur de leverancier betaalt: de brutoprijs uit de catalogus minus het kortingspercentage.

Het verschil is wat de onderhandeling met de uitgever heeft opgeleverd. Er staat nooit een schakelaar tussen de twee; ze staan altijd samen, want juist het verschil is het interessante.

Welke van de twee het grote getal is, staat per schooljaar ingesteld. Staat het schooljaar op de inkoopprijs, dan is dat overal het hoofdbedrag, staat de verkoopwaarde er klein onder, en gaat het normbedrag daar ook over. Het inkoopvoordeel landt dan bij de school: die mag voor het hele normbedrag inkopen.

Eén titel, drie bedragen

Naast de twee prijzen is er nog een derde onderscheid, en dat is waar de meeste vragen over gaan:

Alle drie gaan over dezelfde collectie en alle drie kloppen. Welke je ziet hangt af van de vraag die het scherm stelt. Zie Waarom verschillen twee bedragen? hieronder als je ze naast elkaar hebt staan en ze niet op elkaar krijgt.

Waar de cijfers vandaan komen

Het budget rekent per leerling, niet per leermiddelenlijst. Dat is geen detail. In de onderbouw volgt iedereen alles en levert optellen over de lijsten hetzelfde op, maar in de bovenbouw kiest een leerling een profiel. Op één locatie gemeten: vmbo-bb leerjaar 4 heeft 51 leerlingen en 76 leermiddelenlijsten — alles bij elkaar optellen gaf daar € 1.678 per leerling waar € 400 realistisch is.

De voorraad gaat alleen van de kasbehoefte af, nooit van de kosten per leerling. Een boek dat je al hebt kost geen geld meer, maar de leerling gebruikt het wel degelijk.

Het cohort

Alles is gegroepeerd op cohort: niveau × leerjaar × kenmerk (bijvoorbeeld havo 3 of vmbo-gl/tl 4 nask). Dat is de sleutel waar zowel de leermiddelenlijst als de inschrijving op staat — en het is het enige niveau waarop iemand een aantal kan ramen. Een vak heeft geen leerlingaantal dat je kunt voorspellen; een cohort wel.

Het bestuursoverzicht

Op Budget in het zijmenu staat het bestuur als geheel, niet de scholenlijst. Dit overzicht zie je alleen met bestuursrechten. Heb je die niet, dan brengt Budget je direct naar het budget van je eerste school.

Bovenaan staan de kengetallen: de jaarlast, het aantal leerlingen met een lijst en het bedrag per leerling, met de deling er letterlijk naast. De ondertitel telt de scholen ("6 scholen · 5 met leermiddelen · 3.226 leerlingen").

Zoek je één school, gebruik dan Alle scholen rechtsboven. Die pagina (/budget/schools) heeft het zoekveld en de scholenlijst met sorteren; klik een rij aan om naar het detail van die school te gaan. De lijst toont alleen de scholen waar jij rechten op hebt. De knop staat er alleen als er iets te kiezen valt — met bestuursrechten, of met rechten op meer dan één school. Heb je er maar één, dan draagt de knop de naam van die school en brengt hij je daar direct heen. Het overzicht hier is bewust geen index — bij tientallen scholen leest niemand een tabel van boven naar beneden, en wat het bestuur wil weten staat in de kaarten eronder.

In de scholenlijst is de kolom met de balken één staafdiagram: alle balken staan op dezelfde schaal en het streepje zit in elke rij op precies dezelfde plek — dat is de norm. Daardoor is "wie komt eroverheen" een verticale lijn die je met je oog volgt.

De balk is neutraal, ook onder de norm. Daar zit het overgrote deel van de scholen en dat is geen prestatie; een kleur die altijd aanstaat signaleert niets meer. Alleen boven de norm kleurt hij rood — dat is de uitzondering, en de enige plek op deze balk waar een oordeel in zit. Dezelfde regel geldt voor de kolom vs norm en voor de kengetallen: het minteken zegt al aan welke kant je zit, kleur is er voor de overschrijding.

Daaronder staan drie dingen, in deze volgorde.

Waar de begroting uit bestaat

Vier kaarten onder de kop Waar de begroting uit bestaat. De eerste twee tellen op tot de derde; de vierde is het verschil met de norm en geen deel ervan.

De splitsing gaat over terugkeer, niet over vrijheid. Hier stond ooit Vast tegenover Vrij besteed, met als uitleg dat licenties en bundels vastliggen vóórdat een sectie kiest. Dat is niet waar: een sectie kiest een methode, en of die als jaarpakket komt hoort bij díe keuze. Wat wél waar is, is wat er dáárna gebeurt — bundel- en licentiegeld kan nooit een collectie worden en komt elk jaar volledig terug. Alleen bruikleen bouwt iets op.

Dat maakt de eerste kaart het interessantste getal van het bestuursoverzicht: staat daar bijna het hele normbedrag, dan is er structureel weinig ruimte om een collectie op te bouwen, hoe scherp er ook wordt ingekocht. De as Herbruikbaarheid gaat over precies die vraag.

De verdeling

Een staafdiagram van de kosten per leerling, in bakken van € 50 breed, met één bak voor alles boven de norm. Dat vervangt de telling "4 van de 73 boven de norm" — een telling verbergt precies de vorm van de populatie, en die vorm is het bestuursgesprek. Onder de grafiek staat waar het zwaartepunt ligt.

Het streepje van de norm staat op de grens tussen twee staven, niet op een geschatte plek ergens in de laatste groene bak. Bij staven van gelijke breedte zou dat laatste scholen eronder erboven laten lijken.

De bestuursbrede assen

Vragen die niet over één school gaan, elk als een kaart met zijn kopcijfer erop:

De kaart toont het getal en niet alleen de naam: "Herbruikbaarheid" zegt niets, "12% — 42% plafond" zegt of het vandaag de moeite is om te kijken.

Een as waarvan de momentopname nog niets bevat staat gedimd met de melding nog niet doorgerekend. Gebruik dan Vernieuwen: de assen lezen dezelfde momentopname als de rest van het scherm.

Over welke leerlingen gaat een gemiddelde?

Elk bedrag per leerling — op de kaarten, in de partitie en in elke rij — deelt door de leerlingen met een leermiddelenlijst, niet door alle ingeschreven leerlingen. Onder het kengetal staat de deling uitgeschreven, met daarachter hoeveel leerlingen er buiten vallen:

€ 329.399 ÷ 900 leerlingen · 8 leerlingen hebben geen lijst en tellen niet mee

Dat is geen boekhoudkundige fijnproeverij maar het verschil tussen een eerlijk en een misleidend getal. Een leerling zonder lijst zou anders wél in de noemer zitten en niets aan de teller bijdragen: onwetendheid drukt dan het gemiddelde omlaag, en een school die zijn lijsten niet invult lijkt daardoor de zuinigste van allemaal.

Scholen zonder cijfer

Scholen zonder inschrijvingen of zonder leermiddelenlijsten hebben geen bedrag en tellen niet mee in het gemiddelde, in de partitie of in de verdeling. In de scholenlijst staan ze onderaan met streepjes in plaats van bedragen. Dat is bewust: een bak bij € 0 zou "goedkoop" betekenen, en dat is iets anders dan "onbekend".

Onder de kengetallen staat daarover één regel, dichtgeklapt, bijvoorbeeld 1 school heeft wel leerlingen maar geen leermiddelenlijsten. Klap hem open voor de namen. Die regel blijft één regel of het er nu één is of veertig — de ondertitel bovenaan telt ze al ("6 scholen · 5 met leermiddelen").

Mislukt het doorrekenen van een school, dan blijft het laatste goede cijfer staan en verschijnt daar wél een amberen melding over, met de naam erbij. Dat is een storing en geen normale staat: er moet iemand naar kijken.

Vernieuwen

Het overzicht draait op een doorgerekende momentopname, niet op een live berekening. Eén school doorrekenen kost een paar seconden; alle scholen samen zou minuten duren en dat kan niet bij het openen van een pagina.

Rechtsboven staat wanneer het overzicht voor het laatst is bijgewerkt, met de knop Vernieuwen ernaast. Die rekent alle scholen opnieuw door, één voor één. Bij veel scholen duurt dat enkele minuten — laat het tabblad open staan.

Het schooljaar staat naast die knop en geldt voor het hele budgetscherm: kies je hier een ander jaar, dan staat de schoolpagina waar je op doorklikt in datzelfde jaar. Eerder was dat een filter in de zoekbalk dat niets terugschreef — wie hier 2025-2026 koos, kreeg op de school 2026-2027.

De momentopname rekent altijd met de standaard afschrijftermijn van vier jaar, ook als je op een detailpagina iets anders hebt ingesteld. Scholen naast elkaar leggen met verschillende termijnen is appels met peren — dan lijkt een school zuinig omdat hij langer afschrijft.

Klik je door naar één school, dan wordt die op dat moment doorgerekend — niet uit de momentopname van het overzicht. Die berekening blijft daarna tien minuten staan, zodat het wisselen tussen de drie tabs van een school niet elke keer opnieuw betaald wordt: dat scheelde gemeten 2,8 seconden per tabwissel naar ruim een halve seconde.

Een wijziging in een leermiddelenlijst, een inschrijving of een prijs kan daardoor tot tien minuten later op de schoolpagina verschijnen. Voor een begroting maakt dat niet uit — het is een planningscijfer, geen voorraadscherm. Wil je het meteen zien, gebruik dan Vernieuwen: die gooit de berekening weg voor elke school waar je bij mag, naast het bijwerken van de momentopname.

De detailpagina: drie assen

Eén school heeft drie tabs, elk met een eigen vraag:

De drie tabs zijn drie doorsnedes van dezelfde berekening, en elk hoofdgetal komt onder dezelfde naam terug op een buurtab: de jaarlast op de vaktab is precies gelijk aan die op de leerlingtab, en de aanschaf op de vaktab is precies gelijk aan het bedrag op de uitgeverstab. Lopen ze uiteen, dan is dat een fout en geen verschil van inzicht.

De kop, het schooljaar en de exportknop staan boven de tabs en blijven staan als je wisselt. Ook de afschrijftermijn houdt zijn stand vast: zet je op de leerlingtab de termijn op vijf jaar, dan rekent de vaktab daarmee mee.

Waarom verschillen twee bedragen?

Twee schermen tonen hetzelfde geld en toch een ander getal. Dat is bijna nooit een fout — het zijn verschillende vragen over dezelfde collectie. Dit zijn de gevallen die in de praktijk voorkomen, met de rekensom erbij.

Aanschaf tegenover jaarlast

Het grootste verschil, en het komt op beide niveaus voor. Aanschaf is de hele collectie tegen de volle prijs; jaarlast is wat daarvan dit jaar drukt. Het gat ertussen is precies de bruikleen die op latere jaren drukt:

Aanschaf − Jaarlast = (N−1)/N × bruikleen        N = de afschrijftermijn

Gemeten voorbeeld op een bestuur met 63 doorgerekende scholen, afschrijftermijn 4 jaar, alles op de inkoopprijs:

Op de bestuurs-uitgeverstab staat achter het totaal een info-icoon met precies deze rekensom, ingevuld met de actuele cijfers.

Jaarlast tegenover kasbehoefte

Allebei "dit jaar", en toch verschillend: de kas betaalt bruikleen in één keer, de jaarlast neemt er 1/N van. Welke van de twee hoger is verschilt per school en per jaar, en beide kanten zijn normaal — zie de twee bedragen hierboven. De eigen collectie gaat alleen van de kasbehoefte af.

Verkoopwaarde tegenover inkoopprijs

Staat een schooljaar op de inkoopprijs, dan is dat overal het hoofdbedrag en de verkoopwaarde het kleine getal eronder. Twee schermen die hetzelfde lijken te tonen maar verschillen met ongeveer het kortingspercentage, kijken dus naar verschillende kanten van dezelfde regel.

Twee plekken rekenen bewust altijd met de verkoopwaarde, en dat staat er ook bij:

• Korting, Ruimte en de bellenwolk op de uitgeversas. Een korting bestáát niet zonder lijstprijs; op verwisselde velden zou er een negatief percentage uitrollen.
• Plafond en Dekking op Herbruikbaarheid. Dat zijn verhoudingen binnen de aanschaf — teller en noemer schuiven samen — en het boekdeel van een bundel heeft geen inkoopkant. De kolom Vast v/d norm op diezelfde as rekent wél met de inkoopprijs, want die wordt tegen het normbedrag gelegd en dat is een vergelijking met iets van buiten.

Leerlingaantallen

De telling op de homepage en die op Budget zijn allebei goed en toch verschillend. Een gemeten voorbeeld:

Drie verschillen, die op elkaar stapelen:

1. Een andere vraag. De 710 tussen 57.674 en 56.964 zijn leerlingen die wél in Wimpel staan maar dit schooljaar geen actieve studie-inschrijving hebben: afgestudeerd, vertrokken of nog niet ingeschreven.
2. Een andere telwijze. Het filter is identiek, maar de homepage telt één keer over alles heen en het budget telt per locatie. In dit voorbeeld staan 26 leerlingen bij twee locaties ingeschreven; die tellen in het budget dubbel. Onder de scholenlijst staat daarover een uitklapregel. Het is geen fout om te repareren — beide locaties leggen materiaal voor die leerling vast — maar het bestuurstotaal en het gemiddelde staan er een fractie te hoog door. De cijfers per school kloppen wel.
3. Een ander deel getoond. Het kengetal op Budget gaat over de scholen mét leermiddelen. Scholen met leerlingen maar zonder lijst staan er buiten en als aparte regel eronder — nul euro leest als goedkoop, en dat is iets anders dan onbekend.

Een titel zonder prijs

Staat er geen prijs op een titel, dan kijkt Wimpel in de actieve catalogus van de leverancier. Draagt die er wel een, dan rekent de begroting daarmee — anders telde zo'n titel voor niets mee terwijl de inkoopprijs wél bekend is.

De melding x van y productregels heeft geen prijs gaat over het getoonde bedrag: hij verschijnt alleen als er nergens een prijs te vinden is. Het takenoverzicht blijft de titel wél aanwijzen, want het product hoort zijn eigen prijs te krijgen ook als de catalogus hem vandaag opvangt. Vanuit de melding staat een link naar dat overzicht, voorgefilterd op dit schooljaar.

Exporteren naar Excel

De knop staat overal rechtsboven, naast de schooljaarkeuze: op Budget, op de volledige scholenlijst, op elke as-pagina en op een schoolpagina. Eén plek, zodat niemand hem per scherm opnieuw hoeft te zoeken. Wat eruit komt verschilt wel — elk scherm exporteert zijn eigen as.

Op bestuursniveau

Rechtsboven op Budget staat Exporteer naar Excel. Anders dan het scherm is dat bestand geen leeshulp: er staan alle scholen in, ook die zonder leermiddelen en die met een mislukte doorrekening, elk met de reden in de kolom ernaast.

Een school zonder leermiddelen krijgt overal een streepje en geen 0. Een nul leest als goedkoop, en dat is iets anders dan onbekend.

Op een as-pagina

Elke as exporteert zichzelf, met de aannames als kopregel — zonder die regel is geen enkel getal in het bestand te reproduceren. Zie Herbruikbaarheid, Uitgever en Vak.

Op de schoolpagina

Rechtsboven op de detailpagina staat Exporteer naar Excel. Het bestand bevat precies wat er op het scherm staat, inclusief de stand van de knoppen — pas je de afschrijftermijn of de doorstroompercentages aan, dan gaan die mee.

Het tabblad Toelichting is er zodat het bestand zichzelf kan uitleggen als het rondgaat: de afschrijftermijn, de doorstroompercentages, hoeveel aantallen er handmatig zijn aangepast, welke cohorten geen lijst hebben en hoeveel productregels geen prijs hebben.

In de kolom Volgend jaar staat een lege cel waar het aantal niet bekend is, nooit een 0. Een nul in een spreadsheet leest als een besluit ("volgend jaar geen leerlingen") in plaats van als een openstaande vraag.

Rechten